[LES MÉTIERS DE L’IFAG] - Aurélie BOCO : la gestion des RH dans un monde International

La gestion administrative des RH à l’international : les clés du succès avec Aurélie BOCO (IFAG Toulouse 2008), Senior HR Operation Manager EMEA chez CEPHEID

Sur le papier, son cursus est admirable. À seulement 38 ans, Aurélie encadre 8 collaborateurs au sein du département RH d’une entreprise américaine de diagnostic moléculaire. Sa mission ? Épaulée par sa fine équipe, elle pilote la paie, l’administration du personnel et les avantages sociaux des 800 salariés de la zone EMEA. Voilà qui justifie que ses journées soient si bien occupées !

Au sein de cette filiale du groupe international DANAHER, la mission d’Aurélie consiste d’abord à garantir que les employés bénéficient d’avantages sociaux appropriés à leur pays (mutuelle, assurance vie, régime de retraite et autres avantages). Elle veille également à ce que ces derniers soient correctement rémunérés tout en s’assurant de la mise en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur sur le territoire. Pour finir (comme si ce n’était pas suffisant !), c’est enfin sur elle que repose la responsabilité des processus RH et de paie au sein de l’organisation (calcul des salaires, impôts, cotisations sociales, réductions…).

4 compétences indispensables dans son métier

De toutes les compétences dont elle fait preuve chaque jour, 4 s’avèrent particulièrement indispensables : 

• Être polyvalente, autrement dit avoir une vision globale sur les sujets HR mais sur le business également.

• Pouvoir comprendre et s’adapter aux législations en vigueur dans les différents pays,

• Savoir s’adapter aux changements de contexte et de stratégie, particulièrement pour un groupe international.

• S'inspirer de son équipe :  Accompagner son équipe à être des experts avec les bons outils et le support nécessaire pour atteindre leurs objectifs et apprendre d'eux chaque jour.

Pour preuve, la période du Covid-19 lors de laquelle CEPHEID, spécialisée dans la fabrication de tests de détection du virus, a dû se développer rapidement dans six nouveaux pays. “Cela a nécessité une action rapide et coordonnée pour établir les contrats de travail, définir des avantages sociaux adaptés à chaque pays, rechercher des prestataires de paie, et intégrer les nouvelles entités dans nos systèmes d'information RH.”

Évidemment, l’IFAguienne ne travaille pas seule pour relever tous ces défis. Elle trouve notamment une précieuse complémentarité avec un spécialiste des questions légales de tous les pays, qui vient l’épauler sur tous les aspects RH et avantages sociaux.

“Chaque pays a sa législation que ce soit pour la paie, la gestion des partenaires sociaux, les congés, les assurances et beaucoup d’autres sujets RH. Par exemple, un jour je dois mettre à jour les systèmes RH avec des règlementations comme le congé paternité qui dure 16 semaines en Espagne et seulement 25 jours en France. Un autre jour, je dois mettre en place un plan retraite en Allemagne en m’adaptant à la législation du pays.”

Vous l’aurez déjà deviné, lorsqu’on exerce une fonction transverse qui concerne 28 pays, être (au moins) bilingue n’est pas une option ! "Le périmètre EMEA sur lequel j’opère est large puisqu’il concerne 18 pays en gestion directe et 10 en gestion indirecte (distributeurs)".

Une anecdote intéressante à propos de l’équipe de 8 personnes qui l’accompagne dans ses missions : "tous sont disséminées dans la région entre la France, l’Italie, le Kenya et l’Afrique du Sud. “Nous avons une entité propre dans chaque pays où CEPHEID est installée. Notre langue commune à tous est la langue de Shakespeare. Et ce qui nous rapproche le plus c'est le respect mutuel de nos langues, de nos fuseaux horaires, de nos histoires et de notre culture”.

De quoi justifier l’épanouissement de l’IFAGuienne au bureau comme dans la vie, elle qui est aussi l’heureuse maman de 3 enfants et en couple depuis plus de 20 ans avec un homme qui l'accompagne dans tous ses choix de carrière et de vie. Très humaine et pleine d’empathie, Aurélie voit le bonheur individuel des salariés comme un levier d’efficacité supplémentaire :  : “Si j’apprends et m’enrichis chaque jour, je peux donner beaucoup aux collaborateurs et à l’entreprise qui me fait confiance.”

Une réponse qui aurait pu suffire à conclure cette interview si une nouvelle question passionnante n’avait pas été soulevée.

Au vu des challenges que représente le contexte international de l’entreprise américaine, la question fait sens : l’externalisation des RH est-elle une (bonne) solution lorsqu’on gère autant de pays et de législations différentes ?

Au regard de sa précédente expérience chez ADP, SYNGENTA, notre invitée nuance le propos. 

“Chez CEPHEID nous externalisons les RH dans les pays où nous faisons appel à des distributeurs pour diffuser nos produits auprès de nos clients laboratoires d’analyses médicales ou hôpitaux. Mais nous avons gardé la gestion des ressources humaines en interne et externalisé la paie. Chaque entreprise doit créer son propre modèle". 

Deux prérequis

Donc effectivement, l’externalisation des RH peut être avantageuse pour une entreprise, mais à condition que 2 prérequis soient remplis nous rappelle Aurélie. Pourquoi est-ce important ? “C’est la meilleure façon d’anticiper les nombreux coûts cachés qui peuvent survenir lors de l'externalisation des ressources humaines.” nous dit l’experte RH.

• D’abord, créer un accord contractuel exhaustif avec les prestataires qui précise clairement les conditions de la prestation. Notamment en matière d’obligations, de KPI, d’échéances ou de dispositifs de surveillance et de reporting. Il faut également mentionner les mesures de sanctions et d'encouragement associées au Service Level Agreement (SLA) (Accord de niveau de Service). 

• Ensuite, il est capital de définir les bonnes ressources en interne  car “Tout peut-être externalisé”, nous dit-elle : la paie, l’administration du personnel, le recrutement, la formation… “L’important est d’avoir des ressources en interne, dédiées et formées, pour finaliser la transition vers ce nouveau modèle & superviser le suivi et les instructions données aux prestataires externes.”